इनवॉइस, पैकिंग लिस्ट, बिल ऑफ लैडिंग और एयर वे बिल

हर शिपमेंट के साथ कुछ कागज़ चलते हैं, जिन्हें कस्टम्स, बैंक, खरीदार और कैरियर सब पढ़ते और आपस में मिलाते हैं। ICEGATE के मुताबिक आयात या निर्यात के लिए बिल ऑफ लैडिंग या एयर वे बिल, कमर्शियल इनवॉइस और पैकिंग लिस्ट ज़रूरी सपोर्टिंग दस्तावेज़ हैं। इनवॉइस और पैकिंग लिस्ट एक साथ, यानी इनवॉइस-कम-पैकिंग लिस्ट, भी मान्य है।

• कमर्शियल इनवॉइस: विक्रेता और खरीदार, माल का विवरण, मात्रा, यूनिट कीमत, कुल कीमत, करेंसी और Incoterm। कस्टम्स इसी से माल की वैल्यू लगाता है, और बैंक इसी के बदले पेमेंट लेता है।
• पैकिंग लिस्ट: माल कैसे पैक है। कितने पैकेज, हर एक में क्या है, उन पर क्या मार्क है, और नेट व ग्रॉस वज़न।
• बिल ऑफ लैडिंग, समुद्र के लिए: शिपिंग लाइन या उसका एजेंट माल लेते समय देता है। यह माल की रसीद है, ढुलाई के कॉन्ट्रैक्ट का सबूत है, और नेगोशिएबल हो तो वह कागज़ है जिससे तय होता है कि माल कौन छुड़ा सकता है।
• एयर वे बिल, हवाई के लिए: एयरलाइन की रसीद और ढुलाई का कॉन्ट्रैक्ट। यह मालिकाना हक़ का कागज़ नहीं है: एयरलाइन माल उसी कंसाइनी को देती है जिसका नाम इस पर लिखा है।

इन सबसे पहले प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस आता है, यानी विक्रेता का कोटेशन। खरीदार इससे ऑर्डर देता है या लेटर ऑफ क्रेडिट खुलवाता है, पर कस्टम्स के पास कमर्शियल इनवॉइस ही जाता है।

कस्टम्स एक्ट की धारा 46 कहती है कि बिल ऑफ एंट्री में बिल ऑफ लैडिंग का पूरा माल शामिल होना चाहिए। धारा 50 के तहत शिपिंग बिल और उसके पीछे के दस्तावेज़ों के सही होने की ज़िम्मेदारी निर्यातक की है। लेटर ऑफ क्रेडिट में बैंक तभी पेमेंट करता है जब दस्तावेज़ क्रेडिट की शर्तों से मेल खाएँ।

• नेगोशिएबल बिल, जो टू ऑर्डर बनता है, एंडोर्स करके आगे दिया जा सकता है। शिपिंग लाइन माल सिर्फ़ ओरिजिनल के बदले देती है, और इसी वजह से लेटर ऑफ क्रेडिट या कलेक्शन में बैंक माल को सिक्योरिटी के तौर पर रोक पाता है।
• स्ट्रेट बिल में एक ही कंसाइनी का नाम होता है और इसे एंडोर्स करके आगे नहीं दिया जा सकता।
• सी वे बिल कभी नेगोशिएबल नहीं होता। लाइन बिना किसी ओरिजिनल के, नाम लिखे कंसाइनी को माल दे देती है: काम जल्दी होता है, पर विक्रेता का माल पर कोई कंट्रोल नहीं रहता।

ओरिजिनल बिल एक सेट में बनते हैं। टेलेक्स रिलीज़ में, जिसे सरेंडर्ड बिल भी कहते हैं, शिपर लोडिंग पोर्ट पर ही ओरिजिनल वापस कर देता है और लाइन मंज़िल वाले ऑफ़िस को बिना ओरिजिनल के माल देने को कह देती है। यह तभी करें जब पेमेंट मिल चुका हो या खरीदार पर पूरा भरोसा हो, क्योंकि उसके बाद माल आपके कंट्रोल में नहीं रहता।

जब फ़्रेट फ़ॉरवर्डर या कंसॉलिडेटर आपका माल बुक करता है, तो दो बिल बनते हैं। शिपिंग लाइन फ़ॉरवर्डर को मास्टर बिल ऑफ लैडिंग देती है, और फ़ॉरवर्डर आपको हाउस बिल ऑफ लैडिंग देता है। हवाई में यही जोड़ी मास्टर और हाउस एयर वे बिल कहलाती है। आपका खरीदार मंज़िल पर फ़ॉरवर्डर के एजेंट से माल लेता है।

अगर पेमेंट लेटर ऑफ क्रेडिट से हो रहा है, तो शिपमेंट से पहले पक्का कर लें कि फ़ॉरवर्डर जो ट्रांसपोर्ट दस्तावेज़ देगा, उसे क्रेडिट मानता है।

1. 1इनवॉइस और पैकिंग लिस्ट को ऑर्डर से मिलाएँ: विवरण, मात्रा, कीमत, Incoterm और करेंसी।
2. 2बिल ऑफ लैडिंग या एयर वे बिल का ड्राफ़्ट जारी होने से पहले जाँचें: कंसाइनी, नोटिफ़ाई पार्टी, पोर्ट, मार्क, पैकेज और वज़न।
3. 3पेमेंट कैसे और कब मिल रहा है, उसके हिसाब से रिलीज़ तय करें: ओरिजिनल बिल, टेलेक्स रिलीज़ या सी वे बिल।
4. 4हर चीज़ की कॉपी शिपिंग बिल या बिल ऑफ एंट्री नंबर के साथ रखें, बैंक और कस्टम्स दोनों के लिए।